Nyaman dan Aman Rapat dengan Zoom

Sampai hari ini, kecuali untuk rapat daring perihal tugas/pekerjaan pribadi, saya belum menerapkan aplikasi konferensi video seperti Zoom dan sejenisnya bagi mahasiswa untuk pembelajaran/perkuliahan daring. Saya tidak ingin menanamkan paradigma kepada mereka bahwa menggunakan Zoom adalah segalanya, khawatir mereka membatasi diri sekadar sebagai user operasional. Siapa pun dapat menjadi (sekadar) pengguna, tetapi bagaimana menjadi kreator atau pengembang yang lebih kreatif dan inovatif adalah bagian dari ‘mimpi’ saya dari-dan-untuk mereka.

Tidak ada yang salah dengan Zoom. Hanya saja, menimbang kapabilitas ketersediaan dan kestabilan jaringan internet di Indonesia yang belum merata, terutama keterjangkauan di daerah pedesaan, menjadi salah satu dalih yang pokok. Zoom pun cukup menyedot kuota data internet mahasiswa secara berlebih.

Tidak hanya Zoom, Meet dari Google, Skype, ataupun Microsoft Teams, plug-in open-source BigBlueButton untuk LMS (Learning Management System, tidak jarang diimplementasikan di perguruan tinggi swasta), dan sebagainya, juga tidak kalah menuntut internet-data yang berlimpah. Sekalipun Meet dan Teams digratiskan, rasanya Zoom masih memiliki ruang spesial di hati penggunanya—ada kepuasan tersendiri bagi mereka.

Satu/dua kali barangkali tidak masalah berdaring via Zoom, tetapi tidak terlalu sering. Berdasar hasil uji dari salah satu penyedia layanan telekomunikasi, sebagaimana dilansir dari Kumparan (30/3), sejatinya Zoom memakan bandwidth (pita-lebar jaringan internet) tidak begitu banyak bila dibandingkan layanan sejenis lainnya. Tidak dapat dimungkiri bahwa kualitas jaringan internet kita masih belum dapat ‘menampung’ banyak hal, tetapi masih dapat disyukuri (daripada dekade lampau).

Adik-adik mahasiswa, yang jamak berasal dari pelbagai daerah, rata-rata menyampaikan bahwa tidak jarang sinyal hilang di kampung halaman mereka. Bukan sepenuhnya salah sinyal, hal ini dapat disiasati bila kita berkenan ikhtiar sedikit, misalnya memilih penyedia layanan (provider) internet yang menjangkau area kita. Tidak sedikir operator telekomunikasi yang menyediakan pelbagai promo menarik untuk mahasiswa.

Realita yang umum terjadi, masih jauh panggang daripada api, tidak jarang ada kasus mahasiswa ke luar daerahnya untuk mencari sinyal. Ke lapangan, di tengah pematang sawah, hingga ke kota. Bahkan, ada pula yang terkendala: satu operator pun belum ada yang menjangkau wilayah asalnya. Alih-alih memudaratkan mereka, saya memberikan alternatif yang tidak lebih memudaratkan mereka. Tidak selalu tugas dalam pembelajaran jarak jauh mesti dikerjakan dan dikumpulkan sacara daring saat itu juga, bukan?

Zoom masih menjadi primadona ketika WFH beberapa pekan terakhir. Banyak isu menerpa layanan dari perusahaan yang didirikan oleh Eric Yuan ini, terutama soal privasi. Namun, jamak profesional swasta WFH masih prefer menggunakannya. Fitur-fitur Zoom amat sederhana sehingga mudah digunakan. Tampilan antarmukanya menarik, ringan pula ketika dijalankan. Apalagi, versi gratisnya (Basic) masih mengakomodasi kebutuhan banyak orang alih-alih versi berbayar. Kalau tidak terkendala sinyal, bagi sebagian orang, barangkali panggilan video dengan Zoom menjadi andalan alih-alih menggunakan layanan pesan instan.

Bukan tanpa sebab bila ada temuan kasus bahwa room Zoom dapat “dibobol” (atau dikenal dengan istilah Zoombombing). Ada pula indikasi bahwa pengguna diarahkan ke pusat data yang berlokasi di Negeri Tirai Bambu. Hal ini pun perlu sikapi dengan bijak sebab sebagai pengguna kita pun perlu “membaca” berlebih, terutama pada syarat dan ketentuan. Untuk pengarahan ke server data di Tiongkok tersebut, perlu evidensi berlebih, terutama bila lokasi kita memang lebih dekat dengan mereka (sama-sama di Asia).

Sejatinya, tidak hanya Zoom yang dapat “dibobol”, tiada jaminan layanan serupa lainnya pun aman dari “pembobolan”. Apabila pembobolan yang dimaksud adalah adanya penyusup yang mengirim pesan tidak bertanggung jawab di dalam room Zoom yang masih aktif, ada banyak hal yang sedikit terabaikan. Beberapa di antaranya dapat tentu disiasati—insyaallah.

Pembaruan Aplikasi Berkala

Lantaran berbasis aplikasi, dan dapat pula diakses melalui peramban web, pastikan versi aplikasi Zoom adalah yang terbaru, yaitu dengan melakukan update mandiri secara rutin. Pembaruan dieksekusi melalui toko aplikasi yang tersedia untuk tiap sistem (iOS/iPadOS/macOS pada App Store, Android pada Play Store, dan lainnya). Pembaruan yang diberikan biasanya berupa perbaikan beberapa hal, seperti bug dan tentu saja penambalan (patch) untuk peningkatan keamanannya. Hal ini tentu sangat diperlukan pengguna. Oleh karena itu, perlu dikedepankan rasa syukur kita kepada-Nya dan berterima kasih kepada tim Zoom yang sudah berkenan mengupayakan update.

Batasi Share ID Rapat

Kode ruang rapat (meeting-ID) elok unik (khas, tidak mudah ditebak). Ruang tunggu Anda di Zoom semestinya tetap dijaga kerahasiaannya. Sekalipun kepada orang-orang terdekat, seperti anak-anak Anda, elok tidak perlu diberitahukan kepada mereka. Bukan maksud tidak mempercayai keluarga tercinta atau orang-orang terdekat Anda, hal ini sekadar berjaga-jaga. Ibarat rahasia perusahaan, apakah Anda perlu membicarakannya secara vulgar kepada orang terdekat?

Nyaris mudah untuk mengetahui kode room Zoom. Karena itu, isu yang beredar adalah tidak ada jaminan kode ruang maya kita di sana tidak diketahui oleh orang lain. Walaupun sudah disimpan rapat-rapat, kekinian tidak sedikit warganet yang pintar-pintar, ruang Zoom Anda pun dapat dimasuki mereka dengan dari hasil aktivitas generate angka yang ia lakukan.

Salah satu cara agar tidak mudah di-generate oleh perangkat orang-orang yang tidak bertanggung jawab adalah dengan tetap menyembunyikan ID tersebut. Atau, sila ubah secara berkala bila memungkinkan. Kalaupun digunakan untuk invitasi beberapa orang random (untuk bergabung di dalam rapat), Anda dapat menyamarkan alamat/URL invitasi tersebut dengan layanan penyingkat/peringkas URL, seperti S.id atau Bit.ly.

Perkuat dengan Ruang Tunggu dan Password

Jangan set Zoom Anda secara publik, lebih-lebih tanpa ruang tunggu (waiting room) dan kata-pas (password). Ruang tunggu diaktifkan sedemikian rupa dan password yang digunakan elok unik, mudah-mudahan siapa pun tidak asal dengan mudah masuk ruang rapat kita. Sebagai host, Anda perlu membuat RSVPS sehingga berkewenanga mengizinkan atau menolak siapa saja yang join ruangan Anda. Dengan kata lain, Anda pun dapat mengelola partisipan rapat.

Terima kasih kita kepada Eric dan timnya, salah satu fitur Zoom adalah kita dapat mengunci dan membuat room kita menjadi privat dengan password yang dapat diset sedemikian rupa. Apabila rapat daring yang diselenggarakan merupakan rapat internal perusahaan swasta, elok tetap diberi kata-pas sedemikian rupa dan hanya diberikan kepada orang-orang yang akan rapat.

Perbarui dengan password (tidak menggunakan password yang sama dengan sebelumnya) untuk ketika rapat terbaru berikutnya. Selain itu, pastikan room rapat yang kita host tidak dimatikan ketika selesai acara. Kalau perlu, logout (login kembali pada perencanaan rapat selanjutnya).

Kolaborasi Baik Antaranggota Rapat

Perlu disampaikan kepada angggota yang lain untuk tidak membagikan banyak hal dari rapat Zoom yang diikuti. Selain perihal ID, password, atau isi diskusi yang diketengahkan, Anda dapat pula menekankan kepada mereka untuk melakukan update aplikasi Zoom. Selain itu, untuk menghindari penyalahgunaan perangkat mereka, tidak kalah elok untuk diingatkan bahwa masing-masing anggota tidak bermudah-mudahan mengeklik URL yang tidak jelas.

Tidak jarang pembobolan terjadi, kasus-kasus phising terjadi, lantaran pengguna abai dengan tautan (atau beberapanya: pranala) yang sering muncul pada gawai atau perangkatnya. Tidak hanya pada sisi penyelenggara (host), peserta/partisipan pun dapat turut menjadi sebab “pembobolan” terjadi. Tidak letih untuk diingatkan atas hal ini adalah salah satu cara terbaik meminimalisasi mudarat di Zoom.

Dikunci!

Setelah selesai rapat, jangan lupa dikunci (Lock Meeting). Ibarat sebuah kamar, sekalipun tidak dipakai, apabila ingin ditinggal dalam waktu yang tidak sebentar, elok dikunci biar aman (lagi-lagi meminimalisasi mudarat). Tiada salahnya bila Anda menghapus (menge-kick) semua anggota rapat. Ketika rapat baru akan dihelat, Anda invitasi ulang, dengan ID ruang dan password yang berbeda. Repot? Sedikit, lebih baik meminimalisasi mudarat sehingga dituai maslahat berlebih.

Tambahan: Kamera MacBook Diselotip

Apabila rapat sudah paripurna, Anda perlu untuk logout dan menutup aplikasi (tidak sekadar dikecilkan/di-minimize)—dapat pula terapkan PIN untuk membuka aplikasinya. Pastikan perangkat laptop MacBook Anda sudah shutdown dengan proper—pastikan pula tidak sedang dalam keadaan dicas (terhubung sumber daya listrik).

Apabila tidak ditutup-lipat, elok kamera MacBook diselotip. Terlepas dari macOS yang terpasang sudah pembaruan terkini dari versi Catalina, tidak ada salahnya hal ini dilakukan. Hal ini mengingat tiada jaminan kamera MacBook Anda terbebas dari akses siapa pun. Belajar dari pendiri Facebook, ia menutup kamera MacBook Pro-nya dengan selotip.

Tulisan ini sama sekali bukanlah endorsement atau advertorial untuk/dari pihak Zoom. Saya pun nyaris jarang menggunakannya (Meet, Webex, Teamviewer, atau lainnya pun bukan); lebih suka produk lokal dan bawaan perangkat gawai yang digunakan. Kami mengetengahkan Zoom di sini sekadar membantu teman-teman kami dan/atau Anda sebagai pengguna aplikasi yang sedang naik daun pada dua toko aplikasi populer.

Terlepas dari Zoom, selalulah ketat dalam bersikap arif dan hanif. Sepanjang sebuah perangkat elektronik dapat terhubung internet, selalu dapat dikata: tiada jaminan keamanannya. Oleh karena itu, selalu berhati-hati, terutama berkait dengan privasi dan hal-hal credentials. Paling tidak, kita telah ikhtiar/berupaya untuk mengamankan diri. Semoga aktivitas ber-WFH kita selalu nyaman dan aman. Semoga Allah senantiasa Memberkahi kita—amin.